Import- und Exportgeschäfte sind anspruchsvoll: Die Anforderungen im Bereich Zoll und Außenhandel steigen mit der Globalisierung und der damit einhergehenden Internationalisierung der Zollabwicklung. Immer mehr Dokumente müssen gepflegt und bereitgestellt, präferenzielle Warenursprünge anhand komplexer Regelwerke identifiziert und scharfe Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden.
Für den internationalen Handel ist es wichtig, mit Regeln und Vorschriften Schritt zu halten, egal ob im Export, Import oder für den Präferenzverkehr. Erst mit einer reibungslosen Zollabwicklung und der Einhaltung von Compliance-Vorgaben können Unternehmen schnell und effizient Grenzen überwinden. Ohne digitale Unterstützung sind Export- und Import-Herausforderungen kaum noch zu bewältigen. Um im Wettbewerb zu bestehen, müssen sämtliche Unternehmensprozesse optimiert und auf Effizienz überprüft werden. Hinzu kommen komplizierte Compliance-Vorschriften und eine sehr dynamische Entwicklung von Zollverfahren und Handelsräumen.
Neue Chancen für Unternehmen
Der Einsatz von IT-Systemen erleichtert das Alltagsgeschäft wesentlich und ermöglicht schlanke Unternehmensprozesse. Gelingt darüber hinaus das Zusammenspiel aller relevanten IT-Systeme, steht einer grenzüberschreitend performanten Supply-Chain nichts mehr im Wege. Bestimmte IT-Lösungen aus dem Bereich Customs ermöglichen ein jederzeit regelkonformes und sicheres Management von Prozessen. Intelligent automatisierte Abläufe erleichtern die Ein- und Ausfuhr der Waren, unabhängig von Unternehmensgröße, Sendungsaufkommen oder Branche. Intuitiv bedienbare grafische Benutzeroberflächen vereinfachen die Steuerung und Kontrolle des grenzüberschreitenden Warenverkehrs zusätzlich.
Sichere Geschäftskontakte mit automatisierter Compliance-Prüfung
Rasantes Wirtschaftswachstum und ständig steigende Compliance-Anforderungen verlangen den Verantwortlichen immer mehr ab. Ein rechtskonformer Abgleich der zahlreichen, laufend aktualisierten Sanktionslisten ist ohne Softwareunterstützung mit immens hohem Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Mit der richtigen Softwarelösung läuft der gesamte Prüfprozess unter Einhaltung aller zoll- und branchenspezifischen Vorschriften automatisiert ab, wodurch auch die Fehlerquote deutlich sinkt. Ist die Software über Schnittstellen mit vorgelagerten (ERP-, WWS- oder PPS-)Systemen verbunden, bleibt der Datenbestand immer aktuell. Damit sorgt eine solche Lösung nicht nur für eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, sondern auch für die maximale Einhaltung der Compliance.
Unkomplizierte Abwicklung der Exportkontrolle
Digitale Exportkontrollen überwachen die Lieferungen und kontrollieren die Ausfuhrsensibilität der Waren. Damit ermöglichen sie den Unternehmen eine proaktive, vorausschauende Produktplanung und -entwicklung. Auch hier verringern sich mit digitaler Unterstützung die Fehlerquote der Kontrollprozesse und damit das Risiko, unwissentlich gegen Compliance-Vorgaben zu verstoßen. Die schnellere und einfachere Abwicklung der Ausfuhrprozesse resultiert in kürzeren Dispositions- und Reaktionszeiten der Geschäftspartner und beschleunigt den gesamten Warenfluss.
Beispiel: Warenursprung und Präferenzkalkulation (WuP)
Den präferenziellen Ursprung einer Ware zu ermitteln ist meist komplex und zeitaufwendig. Im globalen Handel und bei grenzübergreifender Arbeitsteilung in produzierenden Unternehmen kann eine Ware nur selten eindeutig als Ursprungsware identifiziert werden. So ist in den meisten Fällen ein hoher manueller Aufwand und eine Recherche in komplexen Regelwerken nötig, um den Ursprung einer Ware zu bestimmen und nachzuweisen.
Eine weitere generelle Herausforderung im Import- und Exportgeschäft ist, alle Zollregeln zu kennen und diese korrekt einzuhalten. Allein um die Vorgaben der Lieferantenerklärungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ursprungsnachweise zu erfüllen, verbringen zahlreiche Mitarbeiter oft noch viel Zeit mit der manuellen Recherche auf einschlägigen Zoll-Websites sowie mit der Auswahl und Dokumentation der richtigen Daten. Der Einsatz einer geeigneten Softwarelösung vereinfacht und beschleunigt die Abwicklung wesentlich. An die Stelle von aufwendig manuell erstellten Tabellen und Datenblättern tritt nun ein übersichtlicher Workflow, mit dem anhand von Checklisten und Plausibilitätsprüfungen das Anlegen und Pflegen von Lieferantenerklärungen fast zum Kinderspiel wird.
Vertrauen als Wettbewerbsfaktor
Werden internationale Handelsabläufe digital unterstützt, steigert dies nicht nur die Effizienz im Tagesgeschäft. Mit übersichtlichen Echtzeitdaten trägt die Digitalisierung zur Entwicklung des gesamten Zollmanagements eines Unternehmens bei und liefert Entscheidungsgrundlagen für kritische Aspekte innerhalb der Lieferkette. Das System deckt alle zentralen Prozesse der Zollabwicklung ab, automatisiert die komplexe Verwaltung von Produkten und sorgt für Compliance und durchgängige Sicherheit über den gesamten Verlauf hinweg.
Die neu gewonnene Transparenz und Sicherheit bilden die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Beteiligten der Lieferkette. Zollbehörden quittieren diesen Vertrauensgewinn nicht zuletzt mit vereinfachten, beschleunigten Verfahren, wovon wiederum die Unternehmen profitieren.
Autorin
Darya Basarhina,
Sales Director, Business Unit Customs,
MHP Solution Group GmbH
